文秘岗结构化面试练习题及参考答案

1.请谈一谈你对办公室工作有怎样的认识和了解？报考这个岗位你有哪些优势和劣势？

【出题思路】背景性问题。用于导入并了解考生的个性特点与岗位工作的匹配性以及求职动机。

【评分参考】

〔好〕情绪稳定，从容自然，言语流畅，条理清晰，自我评价客观，个性特点与拟任岗位条件较一致，对工作职能有一定了解。

〔中〕情绪控制能逐步稳定下来，叙述比较清晰，但条理性、逻辑性不够。

〔差〕情绪紧张，言语混乱，逻辑性、条理性差。

【参考答案】

办公室是一份综合型、辅助性很强的工作，需要较高的综合素质和较强的人际沟通能力。对于这份工作，我认为是单位的重要枢纽，起着上传下达、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障的作用。在日常的工作中，既要帮助领导处理日常事务，又要负责各部门之间的沟通和协调以及相关文书工作(打字、归档、处理函件、编写报告等)。故而，“繁、杂、忙、累”四个词是办公室工作的准确概括。 

而对于办公室工作岗位来说，我的优势是

第一，心细。（举例说明） 

第二，好学。我大学学的是中文专业，学习内容涉及文学、语言学和写作等多方面的知识，再加上一直以来我都很喜欢读书，平时大量的时间都是用在阅读各领域书籍上。这种良好的阅读习惯将使我文字功底比较扎实，学习能力较强。

第三，经验。（结合工作经历说明） 

第四，善言。所谓“善言”，不是说我能说会道，而是指自己善于与人沟通。在同学朋友圈中，朋友同学有了烦心事都爱找我聊聊。在实习阶段，我积极主动的向部门的领导请教工作中遇到的问题，询问他们关于档案的整理、信息的搜集等工作的方法和技巧，同时密切与其他科室的联系，积极主动的做好复印、打印、送材料等各项工作，我的表现给他们留下了良好的印象，也因此获得该单位领导和同事的一致好评。 

不足：虽然我有一定的实践经验，但是自己处理一些突发事件或紧急事件的能力还缺乏、经验还不足。这也是自己应该积极改进的方面，比便更好的适应办公室工作。

2、由于你是办公室工作人员，你和领导的联系比较频繁，领导也很器重你，但身边的同事很嫉妒，处处为难你。你如何与身边的同事搞好关系？

【出题思路】

行为性问题。考察考生人际交往的意识和技巧，着重考察其人际沟通及与同事建立信任关系的技巧和能力。

【评分参考】

〔好〕  具备主动合作意识，善于与他人沟通，能采取有效措施，通过对他人的理解和支持来促进工作。

〔中〕 有合作意识，能够与对方沟通，基本上能采取措施处理好双方的关系不影响工作。

〔差〕 无合作意识，不能理解他人，或采取的措施不得力，使工作无法开展。

【参考答案】

办公室工作人员作为领导的参谋和助手，经常处在领导的身边，与领导交往接触频繁，这是很正常的。而良好的人际关系能够在单位内形成和谐的工作氛围，保证工作顺利进行。身边的同事很嫉妒，处处为难我。我认为主要原因有以下几点：

第一，平时我和领导的联系比较频繁，可能疏忽了跟身边的同事沟通，没有及时了解到他们对我的看法和评价，没有及时解决人际关系上出现的问题，所以就出现了同事排挤疏远我的情况。

第二，由于领导也很器重我，可能会让同事觉得我有一种高姿态，让大家误解会我有骄傲自满的感觉。我会在平时的工作中加强与同事的沟通，了解产生误会的原因，如果是因为忙不经常联系，就请同事在工作之余吃饭聊天，沟通感情；如果是让同事感到高姿态，那么就应该在平时接人待物时，要低姿态，谦虚谨慎，避免骄傲的情绪和同事误解的产生。

第三，就自身而言，要不断提高工作水平和业务能力，在工作中作出成绩，珍惜每次与领导联系当成是提高自身的机会，向领导和周围同事好好学习，变成业务能手。

3、你与领导一起去开会，领导已坐到了主席台上，会马上就开始了，可你却发现你给领导准备的讲稿是错的，此事如何处理？  

【参考答案】

一、 我是一个做事情很认真的人，从小的时候父母对我的要求就很严格，所以我从小就养成了认真做每一件事情的习惯，所以对于我而言，这样的错误是不会发生的。

二、 再退一步说，对于我而言，即使出现了这种情况，我也会有所准备，你可以说，你在工作中养成了全面考虑任何情的习惯，你面对一件事，往往把各种情况都考虑到，并都准备好预案，做到有备无患。对于此事你有准备的备份稿，给领导送上去就可以了。

三、如果没有备份稿：1.迅速组织人力去取正确的讲稿;2.及时向领导说明情况，承担责任;3.提出是否会议开始稍微延期，或者让领导讲话放在后面，别的人先讲，请领导指示。

4、领导让你起草制度，初稿拟好后，按要求到各部门征求意见，大家不同的看法，甚至否定一些条款，你如何处理?

【解答思路】

人际和应急杂糅题。考察考生实际工作能力。做这道题请记住两点，第一，把题目中所涉及到的人际关系完善处理。第二，将工作完成。

【参考答案】

对于领导交给我起草制度的任务，我会秉着认真负责的态度认真完成，并随时向领导汇报我的工作进程。

对于题目中所说的，各部门对初稿有意见并否定一些条款的现象，我首先会保持一个正面的心态，毕竟这只是初稿，本来就是应该要让大家提意见进行修改的，所以各部门针对这一初稿提意见，正是促进初稿逐步完善的最佳途径。

其次，对于各部门的意见，我会进行详细的记录，并及时解答他们的疑问。对于大家否定的一些条款，我会对列出这些条款的原因进行详细的解释，看大家是否认可这些条款，同时对这些条款及否定的原因进行详细记载。

第三，对各部门的意见进行分类整理和汇总，将已达成统一意见的条款进行修改。将大家否定的条款分类列出，详细列出原因，以邮件的形式群发到各部门进行投票，决定是否保存，并且将投票结果同样公布出来，以做到民主透明。

第四，将修改过的制度稿件再次拿到各部门征求意见，取得大家认同。

最后，将取得各部门认同的稿件拿给领导审阅，同时向领导汇报修改过程，征求领导的修改意见和建议，直至成稿。

5．以“细节决定成败”为主题，从办公室工作者的角度做即兴演讲。

【解答思路】

此题属于典型的演讲类试题，在答演讲类题型时要注意首先说明自己演讲的题目（注意题和主题的区别），其次可以请求站起来演讲，甚至可以稍有肢体语言，注意语调的起伏；总之，演讲一定要展现出自己的自信出来，答出自己的感情。第一，各位考官好，我的演讲题目是……，第二，就题论题，阐述这话的道理；第三，论证道理：两种方法，其一是理论论证，其二是举例论证，考生根据自己实际情况选择；第四，结合文秘工作者回到题目中来。

【参考答案】

各位考官好，我的演讲题目是：笃实细节，大写人生

俄国著名作家伏尔泰曾经说过：“使人疲惫的不是远方的高山，而是你鞋子里的一粒沙子”，征服远方的高山就意味着成功，鞋子里的一粒沙子就是我们经常强调的细节。从伏尔泰不是……而是……这一句法结构得出无论在工作和生活中，我们要把握细节、关注细节、强调细节，做好日常的每一件微不足道的事情，才能最终谱写大写的人生。

我国著名思想家老子也曾说：“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细”，它精辟地指出了想成就一番事业，拥有远大的抱负固然重要，然而在实现抱负的人生长河中，我们每一个人都必须从小处着手、日复一日地做好最简单的事情。一心渴望伟大、追求伟大，伟大却了无踪影；甘于平淡，认真做好每个细节，伟大却不期而至。

我们敬爱的总理温家宝总理也说：仰望星空、脚踏实地。这个脚踏实地就是做好眼前的每一件小事、把握住每一件事情的每一个环节，从能最终做成大事，成功自然就水到渠成。

那么作为一名办公室工作者，在日常的工作中主要负责上传下达、整理文件、汇总材料。文件中某一个汉字的错误都将影响工作大局，上传下达环节中某一句话的疏漏、某一个环节的缺失都可能造成一些重大精神的背弛。因此，我们要更加关注细节、执行细节、持之以恒的把握每一个细节，才能成为一名优秀的文秘工作者。

6.在工作中，面对不熟悉，不了解的人，你打算怎么与陌生人沟通，怎么开口与人交谈，怎么打开话题？

【试题类型】人际沟通类

【思路点拨】确定沟通原则，坦诚热情。采用正确的沟通方式和恰当的语言，明确谈话主题。
    【参考答案】
    与人沟通能力是工作所需的重要能力之一。尤其是对于某些需要直接与群众接触的岗位，每天面对的都是不熟悉不了解的人，沟通能力的重要性更是不言而喻。沟通重要不意味着沟通难，只要抱着一颗真诚的心，秉持平和的态度，就能够打开话题，建立有效沟通。
    有了良好的沟通心态，再掌握适当的沟通技巧，会取到事半功倍的效果。
    首先，恰当使用称谓。比如面对的服务对象是老年人，可以从称呼上，以"大爷、大娘"打开话题，而对于同龄人，则也"先生、女士 "展开话题，适当的称谓能迅速拉近人与人的距离，从而建立起沟通的基础。其次，灵活改变内容。对待不同职业和身份的人，交谈的内容也各有不同。比如深入农村开展调研时，面对农民大叔，交谈内容可以从询问收成，旱涝等方面切入话题。面对年纪较大的老人，话题可以从身体健康状况如何展开。简单而言，就是从对方感兴趣的话题谈起。
    再次，使用贴切的语言。沟通中，由于沟通对象的知识水平，教育背景等各方面的不同，在沟通中使用的语言也要注意，比如对待接受教育不多的大娘时，通俗易通的口语会让对方更方便理解。
    最后，围绕主题展开话题。人与人的沟通总是因为某些主题而开始的，没有无主题的沟通，因此在无法迅速找到话题点时，可以通过明确沟通主题入手。比如，直接通过自我介绍，我是某某单位负责什么事件的人员，今天是为什么事情而来。从而很舒畅地展开话题。
    总之，通过不断学习，灵活运用上述技巧，相信在工作中，面对不熟悉不了解的人时，就能灵活自如打开话题，建立沟通。为了不断提高自己的沟通能力，我还会在不断的沟通中，不断总结反思，逐渐的找到适合自己的沟通方式，建立更加良好的沟通。