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文秘岗结构化面试练习题及参考答案

发表时间: 2019-09-25 14:01:35

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文秘岗结构化面试练习题及参考答案 请谈一谈你对办公室工作有怎样的认识和了解?报考这个岗位你有哪些优势和劣势? 由于你是办公室工作人员,你和领导的联系比较频繁,领导也很器重你,但身边的同事很嫉妒,处处为难你。你如何与身边的同事搞好关系?

1.请谈一谈你对办公室工作有怎样的认识和了解?报考这个岗位你有哪些优势和劣势?

【出题思路】背景性问题。用于导入并了解考生的个性特点与岗位工作的匹配性以及求职动机。

【评分参考】

〔好〕情绪稳定,从容自然,言语流畅,条理清晰,自我评价客观,个性特点与拟任岗位条件较一致,对工作职能有一定了解。

〔中〕情绪控制能逐步稳定下来,叙述比较清晰,但条理性、逻辑性不够。

〔差〕情绪紧张,言语混乱,逻辑性、条理性差。

【参考答案】

办公室是一份综合型、辅助性很强的工作,需要较高的综合素质和较强的人际沟通能力。对于这份工作,我认为是单位的重要枢纽,起着上传下达、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障的作用。在日常的工作中,既要帮助领导处理日常事务,又要负责各部门之间的沟通和协调以及相关文书工作(打字、归档、处理函件、编写报告等)。故而,“繁、杂、忙、累”四个词是办公室工作的准确概括。 

而对于办公室工作岗位来说,我的优势是

第一,心细。(举例说明) 

第二,好学。我大学学的是中文专业,学习内容涉及文学、语言学和写作等多方面的知识,再加上一直以来我都很喜欢读书,平时大量的时间都是用在阅读各领域书籍上。这种良好的阅读习惯将使我文字功底比较扎实,学习能力较强。

第三,经验。(结合工作经历说明) 

第四,善言。所谓“善言”,不是说我能说会道,而是指自己善于与人沟通。在同学朋友圈中,朋友同学有了烦心事都爱找我聊聊。在实习阶段,我积极主动的向部门的领导请教工作中遇到的问题,询问他们关于档案的整理、信息的搜集等工作的方法和技巧,同时密切与其他科室的联系,积极主动的做好复印、打印、送材料等各项工作,我的表现给他们留下了良好的印象,也因此获得该单位领导和同事的一致好评。 

不足:虽然我有一定的实践经验,但是自己处理一些突发事件或紧急事件的能力还缺乏、经验还不足。这也是自己应该积极改进的方面,比便更好的适应办公室工作。

2由于你是办公室工作人员,你和领导的联系比较频繁,领导也很器重你,但身边的同事很嫉妒,处处为难你。你如何与身边的同事搞好关系?

【出题思路】

行为性问题。考察考生人际交往的意识和技巧,着重考察其人际沟通及与同事建立信任关系的技巧和能力。

【评分参考】

〔好〕  具备主动合作意识,善于与他人沟通,能采取有效措施,通过对他人的理解和支持来促进工作。

〔中〕 有合作意识,能够与对方沟通,基本上能采取措施处理好双方的关系不影响工作。

〔差〕 无合作意识,不能理解他人,或采取的措施不得力,使工作无法开展。

【参考答案】

办公室工作人员作为领导的参谋和助手,经常处在领导的身边,与领导交往接触频繁,这是很正常的。而良好的人际关系能够在单位内形成和谐的工作氛围,保证工作顺利进行。身边的同事很嫉妒,处处为难我。我认为主要原因有以下几点:

第一,平时我和领导的联系比较频繁,可能疏忽了跟身边的同事沟通,没有及时了解到他们对我的看法和评价,没有及时解决人际关系上出现的问题,所以就出现了同事排挤疏远我的情况。

第二,由于领导也很器重我,可能会让同事觉得我有一种高姿态,让大家误解会我有骄傲自满的感觉。我会在平时的工作中加强与同事的沟通,了解产生误会的原因,如果是因为忙不经常联系,就请同事在工作之余吃饭聊天,沟通感情;如果是让同事感到高姿态,那么就应该在平时接人待物时,要低姿态,谦虚谨慎,避免骄傲的情绪和同事误解的产生。

第三,就自身而言,要不断提高工作水平和业务能力,在工作中作出成绩,珍惜每次与领导联系当成是提高自身的机会,向领导和周围同事好好学习,变成业务能手。

3你与领导一起去开会,领导已坐到了主席台上,会马上就开始了,可你却发现你给领导准备的讲稿是错的,此事如何处理?  

【参考答案】

一、 我是一个做事情很认真的人,从小的时候父母对我的要求就很严格,所以我从小就养成了认真做每一件事情的习惯,所以对于我而言,这样的错误是不会发生的。

二、 再退一步说,对于我而言,即使出现了这种情况,我也会有所准备,你可以说,你在工作中养成了全面考虑任何情的习惯,你面对一件事,往往把各种情况都考虑到,并都准备好预案,做到有备无患。对于此事你有准备的备份稿,给领导送上去就可以了。

三、如果没有备份稿:1.迅速组织人力去取正确的讲稿;2.及时向领导说明情况,承担责任;3.提出是否会议开始稍微延期,或者让领导讲话放在后面,别的人先讲,请领导指示。

4、领导让你起草制度,初稿拟好后,按要求到各部门征求意见,大家不同的看法,甚至否定一些条款,你如何处理?

【解答思路】

人际和应急杂糅题。考察考生实际工作能力。做这道题请记住两点,第一,把题目中所涉及到的人际关系完善处理。第二,将工作完成。

【参考答案】

对于领导交给我起草制度的任务,我会秉着认真负责的态度认真完成,并随时向领导汇报我的工作进程。

对于题目中所说的,各部门对初稿有意见并否定一些条款的现象,我首先会保持一个正面的心态,毕竟这只是初稿,本来就是应该要让大家提意见进行修改的,所以各部门针对这一初稿提意见,正是促进初稿逐步完善的最佳途径。

其次,对于各部门的意见,我会进行详细的记录,并及时解答他们的疑问。对于大家否定的一些条款,我会对列出这些条款的原因进行详细的解释,看大家是否认可这些条款,同时对这些条款及否定的原因进行详细记载。

第三,对各部门的意见进行分类整理和汇总,将已达成统一意见的条款进行修改。将大家否定的条款分类列出,详细列出原因,以邮件的形式群发到各部门进行投票,决定是否保存,并且将投票结果同样公布出来,以做到民主透明。

第四,将修改过的制度稿件再次拿到各部门征求意见,取得大家认同。

最后,将取得各部门认同的稿件拿给领导审阅,同时向领导汇报修改过程,征求领导的修改意见和建议,直至成稿。

5.以“细节决定成败”为主题,从办公室工作者的角度做即兴演讲。

【解答思路】

此题属于典型的演讲类试题,在答演讲类题型时要注意首先说明自己演讲的题目(注意题和主题的区别),其次可以请求站起来演讲,甚至可以稍有肢体语言,注意语调的起伏;总之,演讲一定要展现出自己的自信出来,答出自己的感情。第一,各位考官好,我的演讲题目是……,第二,就题论题,阐述这话的道理;第三,论证道理:两种方法,其一是理论论证,其二是举例论证,考生根据自己实际情况选择;第四,结合文秘工作者回到题目中来。

【参考答案】

各位考官好,我的演讲题目是:笃实细节,大写人生

俄国著名作家伏尔泰曾经说过:“使人疲惫的不是远方的高山,而是你鞋子里的一粒沙子”,征服远方的高山就意味着成功,鞋子里的一粒沙子就是我们经常强调的细节。从伏尔泰不是……而是……这一句法结构得出无论在工作和生活中,我们要把握细节、关注细节、强调细节,做好日常的每一件微不足道的事情,才能最终谱写大写的人生。

我国著名思想家老子也曾说:“天下难事,必做于易;天下大事,必做于细”,它精辟地指出了想成就一番事业,拥有远大的抱负固然重要,然而在实现抱负的人生长河中,我们每一个人都必须从小处着手、日复一日地做好最简单的事情。一心渴望伟大、追求伟大,伟大却了无踪影;甘于平淡,认真做好每个细节,伟大却不期而至。

我们敬爱的总理温家宝总理也说:仰望星空、脚踏实地。这个脚踏实地就是做好眼前的每一件小事、把握住每一件事情的每一个环节,从能最终做成大事,成功自然就水到渠成。

那么作为一名办公室工作者,在日常的工作中主要负责上传下达、整理文件、汇总材料。文件中某一个汉字的错误都将影响工作大局,上传下达环节中某一句话的疏漏、某一个环节的缺失都可能造成一些重大精神的背弛。因此,我们要更加关注细节、执行细节、持之以恒的把握每一个细节,才能成为一名优秀的文秘工作者。

6.在工作中,面对不熟悉,不了解的人,你打算怎么与陌生人沟通,怎么开口与人交谈,怎么打开话题?

【试题类型】人际沟通类

【思路点拨】确定沟通原则,坦诚热情。采用正确的沟通方式和恰当的语言,明确谈话主题。
    【参考答案】
    与人沟通能力是工作所需的重要能力之一。尤其是对于某些需要直接与群众接触的岗位,每天面对的都是不熟悉不了解的人,沟通能力的重要性更是不言而喻。沟通重要不意味着沟通难,只要抱着一颗真诚的心,秉持平和的态度,就能够打开话题,建立有效沟通。
    有了良好的沟通心态,再掌握适当的沟通技巧,会取到事半功倍的效果。
    首先,恰当使用称谓。比如面对的服务对象是老年人,可以从称呼上,以"大爷、大娘"打开话题,而对于同龄人,则也"先生、女士 "展开话题,适当的称谓能迅速拉近人与人的距离,从而建立起沟通的基础。其次,灵活改变内容。对待不同职业和身份的人,交谈的内容也各有不同。比如深入农村开展调研时,面对农民大叔,交谈内容可以从询问收成,旱涝等方面切入话题。面对年纪较大的老人,话题可以从身体健康状况如何展开。简单而言,就是从对方感兴趣的话题谈起。
    再次,使用贴切的语言。沟通中,由于沟通对象的知识水平,教育背景等各方面的不同,在沟通中使用的语言也要注意,比如对待接受教育不多的大娘时,通俗易通的口语会让对方更方便理解。
    最后,围绕主题展开话题。人与人的沟通总是因为某些主题而开始的,没有无主题的沟通,因此在无法迅速找到话题点时,可以通过明确沟通主题入手。比如,直接通过自我介绍,我是某某单位负责什么事件的人员,今天是为什么事情而来。从而很舒畅地展开话题。
    总之,通过不断学习,灵活运用上述技巧,相信在工作中,面对不熟悉不了解的人时,就能灵活自如打开话题,建立沟通。为了不断提高自己的沟通能力,我还会在不断的沟通中,不断总结反思,逐渐的找到适合自己的沟通方式,建立更加良好的沟通。

文秘岗结构化面试练习题及参考答案
文秘岗结构化面试练习题及参考答案 请谈一谈你对办公室工作有怎样的认识和了解?报考这个岗位你有哪些优势和劣势? 由于你是办公室工作人员,你和领导的联系比较频繁,领导也很器重你,但身边的同事很嫉妒,处处为难你。你如何与身边的同事搞好关系?
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